Preguntas que las IF deberían hacer a los Proveedores de Servicios Externos de FATCA y CRS

Guía de la OCDE ofrece a las instituciones financieras asesoramiento sobre la contratación de organizaciones de servicios externos para gestionar el cumplimiento

Mientras las instituciones financieras (IF) tienen la responsabilidad final del cumplimiento de la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA) y los Estándares Comunes de Reporte (CRS), muchas contratan a proveedores de servicios externos. En un nuevo informe se brindan consejos sobre el establecimiento de acuerdos con los proveedores y sobre cómo investigar minuciosamente a las organizaciones.

Los temas que deben considerarse se abordan en la “Guía para promover y evaluar el cumplimiento por parte de las instituciones financieras” (la Guía) publicada por el Foro sobre Administración Tributaria de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE).

La Guía señala que FATCA y CRS es fundamental que las IF comprendan completamente la Gobernanza e Implementación de FATCA y CRS cuando trabajen con proveedores de servicios externos.

Procesos que deben implementarse antes de contratar a un proveedor de servicios externo:

Antes de contratar a un proveedor de servicios externo, las IF también deben contar con un marco de gestión de riesgos con procesos oportunos para:

• Manejar los riesgos de cumplimiento de FATCA y CRS que surjan de cambios en las actividades comerciales o procesos operativos.
• Identificar, evaluar y gestionar los riesgos FATCA y CRS para garantizar que se aborden.
• Garantizar que los desarrollos de FATCA y CRS se evalúen regularmente para determinar si hay impactos directos o indirectos en las operaciones de la IF o en mercados específicos.
• Comunicar cualquier cambio a las partes interesadas locales y globales apropiadas.

La Guía de la OCDE sugiere 11 preguntas “con sello de calidad” que las IF deben considerar:

1. ¿Proporcionará su proveedor de servicios externo aseguranzas de que se tendrán en cuenta las actualizaciones legislativas que afecten a sus funciones?
2. Para asuntos sensibles al riesgo o al tiempo, ¿tiene la IF un proceso para informar o escalar el asunto al proveedor de servicios externo?
3. ¿Existe un plazo acordado para las respuestas o resoluciones?
4. ¿Están claramente establecidos los roles, deberes y responsabilidades de los proveedores de servicios externos?
5. ¿Cuál es el recurso por falta de cumplimiento de las obligaciones?
6. ¿Cuáles son los procedimientos de diligencia debida de las IF para garantizar que el proveedor de servicios externo se desempeñe en la capacidad acordada?
7. ¿El proveedor de servicios externo maneja posibles consultas de las autoridades fiscales?
8. ¿Hubo brechas en los servicios para las funciones realizadas por los proveedores de servicios externos? De ser así, ¿qué persona o departamento asumió las responsabilidades en el ínterin?
9. ¿Conoce el funcionario responsable (RO) las funciones realizadas por el proveedor de servicios externo de las que el RO es responsable en última instancia?
10. Si el proveedor de servicios externo mantiene el registro FATCA (registro y mantenimiento GIIN), ¿cómo obtiene el RO el aseguramiento?
11. ¿Qué revisiones de las funciones de los proveedores de servicios externos se realizan para garantizar que el RO pueda realizar una certificación FATCA precisa?

Además, la relación de entendimiento y trabajo debe documentarse en un contrato y debe incluir una estructura de gobierno que detalle:

• todas las funciones aplicables
• una descripción de dichas funciones
• nombres de las partes responsables de las funciones
• donde reside el personal responsable.

Con miras de asegurar que las IF cumplan efectivamente con sus obligaciones FATCA y CRS, es clave que implementen y mantengan una estructura de gobierno general adecuada junto con los proveedores de servicios externos si la IF está trabajando con ellos. ©