El 29 de septiembre de 2022, FinCEN emitió la muy esperada Regla Final (“Final Rule”) que establece un requisito de informe de información sobre beneficiarios reales, de conformidad con la Ley de Transparencia Corporativa (“CTA” – “Corporate Transparency Act”) bipartidista. La Regla Final requerirá que la mayoría de las corporaciones, compañías de responsabilidad limitada (“LLCs”) y otras entidades creadas o registradas para hacer negocios en los Estados Unidos reporten información sobre sus beneficiarios reales. Las provisiones de reportes información sobre los beneficiarios reales (“BOI” – Beneficial Ownership Information”) de la regla propuesta por el CTA están diseñadas para proteger el sistema financiero de los EE. UU. del uso ilícito e impedir que los actores maliciosos abusen de las entidades legales, incluyendo las empresas ficticias (“Shell Companies”), para ocultar ingresos de actos corruptos/criminales. Las empresas que reportan (nacionales y extranjeras) deben asegurarse de que estarán listas para cumplir con la Regla Final antes de su fecha de vigencia del 1 de enero del 2024, para identificar a los beneficiarios reales de una entidad y a los solicitantes de una entidad. El CTA dirige al Secretario del Tesoro que mantenga el BOI “en una base de datos segura y no pública, utilizando métodos y técnicas de seguridad de la información que sean apropiados para proteger los sistemas de seguridad de la información no clasificada al más alto nivel de seguridad”. Para implementar este requisito, FinCEN ha estado desarrollando el Sistema Seguro de Beneficiario Real (“BOSS” – “Beneficial Ownership Secure System”) para recibir, almacenar y mantener el BOI.
Lo que sabemos sobre el “BOSS” hasta ahora directamente de la Regla Final (parafraseando el lenguaje en la Regla Final)
- FinCEN espera que los informes BOI se envíen electrónicamente a través de una interfaz en línea, pero entiende que puede haber ciertas circunstancias en las que una empresa que reporta los informes no pueda presentarlos a través de esta interfaz.
- FinCEN continúa considerando cómo abordar estos casos, así como otras modalidades para la presentación a través de la interfaz en línea, como la presentación «por lotes» (“batch filing”) u otros medios.
- El “BOSS” estará asegurado a un nivel de cumplimiento «Alto» de la Ley Federal de Administración de Seguridad de la Información (“Federal Information Security Management Act”), el nivel más alto de protección de seguridad de la información bajo la Ley.
- FinCEN tiene la intención de emitir reglamentos propuestos que rijan la divulgación de BOI a destinatarios autorizados y exijan, entre otras cosas, que los destinatarios mantengan las más altas salvaguardas de seguridad practicables.
- Según lo exige el CTA, las reglamentaciones propuestas garantizarán que el Tesoro haya tomado todas las medidas adecuadas para salvaguardar el BOI y divulgar el BOI solo para fines autorizados de conformidad con el CTA.
- FinCEN reconoce la importancia de abordar los programas de confidencialidad para garantizar la seguridad de las víctimas de violencia doméstica y otros delitos y considerará la orientación o el alivio adecuados para abordar esas situaciones. Dado que es posible que se requiera más información sobre los detalles de estos programas y las especificaciones técnicas del “BOSS” de FinCEN, FinCEN abordará estos asuntos en una fecha posterior.
- FinCEN ha adoptado la fecha de vigencia de esta regla final en función de varios factores prácticos, incluido, por ejemplo, el tiempo necesario para que los secretarios de estado y las autoridades tribales comprendan los nuevos requisitos y actualicen sus sitios web y otra documentación para notificar a las empresas que reportan de sus obligaciones en virtud a el CTA; permitir a las empresas que reportan, y en particular a las pequeñas empresas, tiempo suficiente para recibir notificación y cumplir con las nuevas reglas; y la necesidad de que FinCEN tome medidas para diseñar y construir el ““BOSS”” y trabajar con los secretarios de estado, las autoridades tribales, los grupos industriales y las pequeñas empresas, y otras partes interesadas para garantizar una comprensión profunda y completa de las reglas.
- FinCEN cree que es razonable exigir a las empresas que reportan que certifiquen la precisión y la integridad de sus propios reportes, y es apropiado esperar que las empresas que reportan se ocupen de verificar la información que reciben de sus beneficiarios reales y solicitantes antes de reportarla a FinCEN.
- Mientras que una persona puede presentar un informe en nombre de una empresa que reporta, la empresa que reporta es la responsable final de la presentación. Lo mismo ocurre con la certificación. La empresa que reporta deberá realizar la certificación, y cualquier persona que presente el informe como agente de la empresa que reporta certificará en nombre de la empresa que reporta.
- FinCEN deberá comprometerse intensamente con los usuarios autorizados del “BOSS” que tendrán acceso a BOI, como las autoridades policiales federales, estatales, locales y tribales, para redactar y negociar memorandos de entendimiento y acuerdos de acceso y seguridad para usuarios autorizados y desarrollar procedimientos operativos estándar y protocolos internos para la adjudicación de consultas relacionadas con la presentación de informes y la divulgación.
- FinCEN reconoce que un “BOSS” completamente operativo que esté listo para recibir reportes de las empresas que reportan es necesario para implementar la regla de reportes. FinCEN está trabajando rápidamente para completar los pasos para diseñar y construir el “BOSS” para que pueda recopilar y proporcionar acceso a BOI. Tras la promulgación del CTA, FinCEN inició un proceso para el inicio del programa “BOSS” y la planificación de la adquisición que condujo al desarrollo de un plan detallado de desarrollo e implementación para la versión inicial de “BOSS”. Sobre la base de este plan, FinCEN pasó rápidamente a la fase de ejecución del proyecto, que incluye varios proyectos tecnológicos que se ejecutarán en paralelo. La regla de acceso proporcionará una descripción de alto nivel de cómo funcionará “BOSS”.
- La fecha de entrada en vigencia seleccionada tiene como objetivo brindar el tiempo adecuado para completar el diseño y desarrollo de “BOSS” y asegurar las asignaciones necesarias para operar y mantener el “BOSS” de manera continua. Suponiendo que haya una financiación adecuada, FinCEN tiene la intención de que el “BOSS” esté listo para recibir reportes y brindar acceso a los usuarios autorizados antes del 1 de enero de 2024, fecha de vigencia. FinCEN también tiene la intención de proponer y finalizar la reglamentación que rige el acceso a BOI para esta fecha.
- FinCEN continúa buscando fondos apropiados para contratar el personal necesario para implementar las reglas finales, llevar a cabo la divulgación a las partes interesadas y diseñar y construir el “BOSS”. FinCEN ha solicitado un aumento de presupuesto en su solicitud de presupuesto FY23 para apoyar las operaciones y el mantenimiento del “BOSS” y para contratar personal del CTA. En ausencia de asignaciones adicionales, es posible que FinCEN deba ajustar sus planes de implementación y divulgación.
- Mientras que FinCEN espera poder aprovechar algunos componentes del “BSA” (“Bank Secrecy Act”) existentes, los comentarios recibidos a lo largo del proceso de elaboración de normas han dejado en claro que la arquitectura del “BOSS” será compleja de diseñar, construir y mantener. Por ejemplo, el sistema de registro (o base de datos) para los datos del beneficiario final deberá separarse del sistema de registro del BSA existente, y deberá haber otro sistema de registro para almacenar la información del identificador de FinCEN. También deberá haber una aplicación de usuario separada con requisitos de autenticación individuales para realizar el trabajo necesario para administrar el identificador de FinCEN. Los esfuerzos de ingeniería del sistema se han producido simultáneamente con el proceso de elaboración de normas, lo que ha implicado aportes significativos de varios grupos de partes interesadas con diversos requisitos de acceso y divulgación. Este aporte le ha dejado claro a FinCEN que el acceso y la autenticación del usuario serán complicados de diseñar y desarrollar.
El cumplimiento puede volverse más complicado
La fecha límite de enero del 2024 no está muy lejos y ahora es el momento de que las empresas que reportan (nacionales e internacionales) se preparen. La afluencia de nueva información afectará los procesos de diligencia debida y la evaluación de riesgos para las empresas que reportan.
Si es una empresa que reporta, ¿estará preparado para las futuras obligaciones de presentación de reportes de información sobre beneficiarios reales?
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