BOI FAQs del 10/3/24 - Foodman CPAs and Advisors

El 10/3/24, FinCEN publicó veinticinco (25) nuevas actualizaciones en la página web de preguntas frecuentes (“FAQs”) de BOI (“Beneficial Ownership Information”). Las BOI FAQs del 10/3/24 abordan: acceso a los reportes de BOI, proveedores de servicios externos, conversión de entidades, identificaciones, propiedad comunitaria y exenciones. La última actualización de la página web de preguntas frecuentes de BOI por parte de FinCEN fue el 9/10/24. Los dueños de negocios deben comprender la importancia de mantenerse al día con las BOI FAQs del 10/3/24 para cumplir con los requisitos de reportes de propiedad beneficiaria de FinCEN. Dicho esto, existe un sentido de urgencia en lo que respecta a que los propietarios de empresas comprendan que existe una fecha límite del 1 de enero de 2025 para que una empresa que reporta creada o registrada para hacer negocios antes del 1 de enero de 2024 presente su reporte BOI inicial. A continuación, se presentan los extractos resumidos más relevantes de las BOI FAQs del 10/3/24:

¿Quién puede acceder a la información sobre la propiedad beneficiaria? Agencias federales involucradas en actividades de seguridad nacional, inteligencia o aplicación de la ley; Agencias de aplicación de la ley estatales, locales y tribales con autorización judicial; Funcionarios del Departamento del Tesoro; Agencias de aplicación de la ley extranjeras, jueces, fiscales y otras autoridades que envíen una solicitud a través de una agencia federal de los EE. UU. para obtener información sobre la propiedad beneficiaria para actividades autorizadas relacionadas con la seguridad nacional, la inteligencia y la aplicación de la ley; Instituciones financieras con requisitos de debida diligencia del cliente según la ley aplicable (para facilitar el cumplimiento de esos requisitos); y Reguladores funcionales federales u otras agencias regulatorias apropiadas que supervisan o evalúan a las instituciones financieras con acceso a información sobre la propiedad beneficiaria .
La información sobre la propiedad beneficiaria reportada a FinCEN: se almacena en una base de datos segura y no pública utilizando métodos y controles de seguridad de la información rigurosos que se usan típicamente en el gobierno federal para proteger los sistemas de información no clasificados pero sensibles al más alto nivel de seguridad.
La información sobre la propiedad beneficiaria reportada a FinCEN está: exenta de divulgación según la Ley de Libertad de Información (“FOIA” o “Freedom of Information Act”)).
Cualquier persona a la que una empresa que reporta autorice a actuar en su nombre, como un empleado, propietario o proveedor de servicios externo, puede: presentar un reporte BOI en nombre de la empresa que reporta. Al presentar el reporte BOI, los declarantes individuales deben estar preparados para proporcionar información de contacto básica sobre ellos mismos, incluido su nombre y dirección de correo electrónico. La persona que presenta el reporte BOI, incluido un proveedor de servicios externo, debe certificar en nombre de la empresa que presenta el reporte que la información es verdadera, correcta y completa.
Las empresas que presentan reportes se crean (o, si se trata de una empresa extranjera, se registran para hacer negocios) en los Estados Unidos mediante la presentación de un documento ante un secretario de estado o una “oficina similar”. ¿Qué oficinas gubernamentales son “oficinas similares” a un secretario de estado para este propósito? Una “oficina similar” es cualquier oficina (incluido un departamento, agencia u oficina) de una autoridad gubernamental según la ley de un estado o tribu indígena donde o a través de la cual una entidad nacional presenta un documento para ser creado o una entidad extranjera presenta un documento para ser registrada para hacer negocios en los Estados Unidos. Las agencias federales no son “oficinas similares”. Las entidades nacionales que se crean por estatuto estatal o federal no se crean mediante la presentación de un documento ante un secretario de estado o una oficina similar.
¿La conversión de un tipo corporativo a otro (por ejemplo, de LLC a corporación) crea una nueva empresa domestica que presenta reportes que debe presentar un reporte inicial de información de propiedad beneficiaria ante FinCEN? Una empresa domestica que reporta es una entidad “creada mediante” la presentación de un documento ante un secretario de estado o cualquier oficina similar conforme a la ley de un estado o tribu india. Según la ley del estado o tribu india y el tipo de entidad que se somete a una conversión, la presentación de una conversión puede dar lugar a la creación de una “nueva” empresa domestica que reporta. Cuando una conversión da lugar a la creación de una nueva empresa domestica que reporta, esta debe presentar un reporte inicial de información sobre la propiedad beneficiaria ( reporte BOI). Incluso si la presentación de una conversión no crea una nueva empresa domestica que reporta, una empresa que reporta que se somete a dicha conversión puede, no obstante, estar obligada a presentar un reporte BOI actualizado a FinCEN después de la conversión.
¿Una empresa que presenta reportes debe presentar un reporte sobre la propiedad beneficiaria cada vez que se registra para hacer negocios en un estado diferente? No.
Una persona puede ser dueño beneficiario a través de: control sustancial, intereses de propiedad o ambos. Una empresa que presenta reportes puede tener múltiples dueños beneficiarios; no hay un número máximo de dueños beneficiarios que deben ser reportados.
FinCEN espera que cada empresa que presenta reportes esté sustancialmente controlada por: una o más personas y, por lo tanto, que cada empresa que presenta reportes pueda identificar e informar al menos a un dueño beneficiario a FinCEN.
Si un cónyuge tiene un interés de propiedad en una empresa que presenta reportes, ¿el otro cónyuge también se dueño beneficiario si la empresa que presenta reportes se crea o se registra en un estado de propiedad comunitaria? Posiblemente. El hecho de que las leyes estatales de propiedad comunitaria afecten a una determinación de dueño beneficiario dependerá de las consecuencias específicas de aplicar la ley estatal aplicable. Si, al aplicar la ley estatal de propiedad comunitaria, ambos cónyuges poseen o controlan al menos el 25 por ciento de los intereses de propiedad de una empresa que presenta reportes, entonces ambos cónyuges deben ser reportados a FinCEN como dueños beneficiarios a menos que se aplique una excepción.
Un “documento de identificación vigente (no expirado) emitido por un gobierno estatal o local de los EE. UU. o una tribu indígena” es: un documento emitido por dichas autoridades específicamente para su uso como prueba de la identidad del titular. Dichos documentos suelen incluir, aunque no siempre, una fotografía del titular. Esto es distinto de los documentos personales que cumplen funciones distintas a las de su uso como prueba de la identidad del titular, como registrar un nacimiento (un “certificado de nacimiento”) o conceder al titular acceso a determinados servicios gubernamentales (por ejemplo, una “tarjeta de biblioteca”).
Una tarjeta de pasaporte estadounidense es una forma aceptable de identificación.
Si una empresa que reporta no tiene un lugar principal de negocios en los Estados Unidos: entonces la empresa debe reportar a FinCEN como su dirección la ubicación principal en los Estados Unidos donde realiza negocios.
Si una empresa que reporta no tiene un lugar principal de negocios en los Estados Unidos y realiza negocios en más de una ubicación dentro de los Estados Unidos: entonces la empresa que reporta puede como su ubicación principal la dirección de cualquiera de esas ubicaciones donde la empresa informante recibe correspondencia importante.
Si una empresa que presenta reportes no tiene su sede principal en los Estados Unidos y, por lo general, no lleva a cabo funciones comerciales en ningún lugar de los Estados Unidos: entonces su ubicación principal es la dirección en los Estados Unidos de la persona que la empresa que presenta reportes, según la ley estatal u otra ley aplicable, ha designado para aceptar el servicio de un proceso legal en su nombre.
Las empresas que presentan reportes y que deben reportar sobre un beneficiario final o una empresa solicitante registrada en el Programa de Confidencialidad de Direcciones (‘ACP” o “Address Confidentiality Program”) de un estado: deben reportar a FinCEN la dirección del ACP que el estado proporcionó a la persona. Como práctica recomendada, las personas registradas en un ACP estatal pueden considerar la posibilidad de conservar la documentación para demostrar que participan en un ACP.
Para cada dueño beneficiario o empresa solicitante, una empresa debe presentar reportes: la empresa debe proporcionar un número de identificación de un documento de identificación aceptable, así como una imagen del documento de identificación utilizado para obtener este número de identificación. Si el nombre en el documento de identificación de un dueño beneficiario o empresa solicitante no coincide con su nombre legal completo actual debido a un cambio de nombre legal reciente, se debe reportar el nombre legal completo actual de la persona a FinCEN.
Si las participaciones de propiedad de una empresa que presenta reportes están controladas o son propiedad total, directa o indirectamente, de más de una entidad exenta, ¿es necesario que las entidades estén afiliadas para calificar para la exención de subsidiaria? No. Si las participaciones de propiedad de una empresa que presenta reportes están controladas o son propiedad total de más de una entidad exenta, la empresa que presenta reportes puede calificar para la exención de subsidiaria si las entidades no están afiliadas; sin embargo, cada entidad controladora o propietaria debe ser en sí misma una entidad exenta para que la empresa que presenta reportes califique para la exención de subsidiaria.
¿Una subsidiaria cuyos intereses de propiedad están parcialmente controlados por una entidad exenta y parcialmente controlados por una entidad no exenta califica para la exención de subsidiaria? No. Si una entidad exenta controla algunos pero no todos los intereses de propiedad de la subsidiaria y cualquiera de los intereses restantes está controlado por una entidad no exenta o por un individuo, la subsidiaria no califica para la exención de subsidiaria. Para calificar, los intereses de propiedad de una subsidiaria deben ser totalmente, 100 por ciento propiedad o controlados por una o más entidades de la lista de entidades exentas.
¿Una empresa que presenta reportes calificaría para la exención de vehículo de inversión agrupado (“PIV” o “Pooled Investment Vehicle”) si es operada o asesorada por un asesor de reportes exento (“ERA” o “Exempt Reporting Adviser”)? La exención de vehículo de inversión agrupado (PIV) de los requisitos de presentación de reportes de propiedad beneficiosa solo se aplica a los PIV operados o asesorados por ciertos tipos de entidades. Uno de estos tipos de entidades es un asesor de inversiones registrado en la Comisión de Bolsa y Valores (“SEC”) de conformidad con la Ley de Sociedades de Inversión de 1940 o la Ley de Asesores de Inversión de 1940. Los PIV operados por ERA que dependen de otra exención de registro en la SEC de conformidad con la Ley de Asesores de Inversión no están exentos de los requisitos de presentación de reportes de BOI.
¿Una empresa que presenta reportes califica para la exención de gran empresa operativa si se gestiona desde una residencia personal? Depende. Para calificar para la exención de gran empresa operativa, una entidad debe tener más de 20 empleados a tiempo completo en los Estados Unidos, debe haber presentado una declaración de impuestos federales sobre la renta o una declaración informativa en los Estados Unidos en el año anterior que demuestre más de $5,000,000 en ingresos brutos o ventas, y debe tener una presencia operativa en una oficina física en los Estados Unidos. El término “presencia operativa en una oficina física dentro de los Estados Unidos” significa que una entidad realiza regularmente sus negocios en una ubicación física en los Estados Unidos que la entidad posee o alquila y que es físicamente distinta del lugar de negocios de cualquier otra entidad no afiliada. La definición no impide que las residencias sean una oficina física de este tipo. Sin embargo, la entidad que califica para la exención pertinente debe arrendar (o poseer) la ubicación física, realizar negocios regularmente en esa ubicación y la ubicación debe ser físicamente distinta del lugar de negocios de cualquier otra entidad no afiliada. Por lo tanto, si la empresa se maneja desde una residencia personal, la empresa debe alquilar o poseer el espacio en la residencia personal que utiliza para calificar para la exención de gran empresa operativa.
Cuando un dueño beneficiario o una empresa solicitante ha obtenido un identificador FinCEN: las empresas que reportan pueden reportar el identificador FinCEN de esa persona en lugar de la información personal de esa persona que de otro modo se requeriría en un reporte de información sobre dueños beneficiarios. Una persona que sea a la vez un dueño beneficiario y empresa solicitante recibirá solo un identificador FinCEN. Una empresa que presenta reportes puede reportar el identificador FinCEN y el nombre legal completo de otra entidad en lugar de la información sobre sus dueños beneficiarios cuando se cumplen tres condiciones: (1) la otra entidad obtiene un identificador FinCEN y se lo proporciona a la empresa que presenta reportes; (2) los dueños beneficiarios tienen intereses en la empresa que presenta reportes a través de participaciones de propiedad en la otra entidad; y (3) los dueños beneficiarios de la empresa que presenta reportes y de la otra entidad son exactamente las mismas personas.
Cuando se actualiza la información de un identificador FinCEN: los reportes BOI donde aparece ese identificador FinCEN se actualizan automáticamente. Cuando una empresa que presenta reportes proporciona el identificador FinCEN de una persona para una empresa solicitante o un dueño beneficiario en su reporte BOI, el sistema de “IT de Beneficial Owners” vincula automáticamente ese reporte BOI con la información proporcionada por la persona cuando obtuvo el identificador, así como con cualquier actualización que la persona haya realizado a esa información.
¿Se requiere que los proveedores de servicios externos mantengan registros que validen que están autorizados a presentar reportes en nombre de una empresa que presenta reportes? FinCEN no requiere que los proveedores de servicios externos mantengan ningún registro específico que valide que están autorizados a presentar reportes en nombre de una empresa que presenta reportes. Sin embargo, un tercero que presente deliberadamente un reporte de BOI falso o fraudulento ante FinCEN puede estar sujeto a sanciones civiles y penales. Como mejor práctica, un tercero que presente un reporte puede considerar mantener registros documentales relevantes para los reportes BOI presentados en nombre de las empresas que presentan reportes.

Las empresas que presentan reportes BOI deben cumplir con los requisitos de presentación de reportes BOI para evitar sanciones

Las actualizaciones de las BOI FAQs del 10/3/24 tienen como objetivo brindar mayor claridad para asegurar de que las empresas que presentan reportes comprendan y cumplan con sus obligaciones. Como tal, las BOI FAQs del 10/3/24 se consideran actualizaciones significativas.

¿Brindan más claridad las BOI FAQs del 10/3/24 sobre sus requisitos de presentación de reportes?

¿Demuestran las BOI FAQs del 10/3/24 que debería considerar trabajar con un asesor de Gobernanza Corporativa?