FinCEN "BOI FAQs" Actualizadas una Vez Más

A Decrease font size. A Reset font size. A Increase font size.

January 2024 Foodman Website and JD Supra

El 12/12/23, las FinCEN “BOI FAQs” se actualizaron para incluir veintiuna preguntas nuevas relacionadas con preguntas generales, el proceso de presentación de reportes, las empresas que reportan, los requisitos de presentación de reportes, los reportes iniciales, los reportes actualizados, el cumplimiento y la aplicación, los identificadores de FinCEN y proveedores de servicios de terceros. Las FinCEN “BOI FAQs” se han actualizado desde el 24 de marzo de 2023, cuando FinCEN emitió su primer conjunto de materiales de orientación para ayudar al público, y en particular a la comunidad de pequeñas empresas, a comprender los próximos requisitos de presentación de reportes de información sobre beneficiarios finales (“BOI”) que entrarán en vigor el 1 de enero del 2024. FinCEN afirma que continuará brindando orientación sobre cómo presentar información sobre beneficiarios finales; incluyendo la actualización de las FinCEN “BOI FAQs”.

Es de destacar que las FinCEN “BOI FAQs” brindan claridad sobre las sanciones que enfrentan las personas por violar los requisitos de presentación de reportes de BOI, quién puede ser considerado responsable por violar los requisitos de presentación de reportes de BOI, si una persona que presenta un informe en nombre de una empresa que presenta reportes es considerada responsable y si un beneficiario final o el solicitante de la empresa serán considerados responsables por negarse a proporcionar la información requerida a una empresa que reporta.

FinCEN continúa brindando más directivas e información a través de la página web de FinCEN “BOI FAQs”. Por eso es importante mantenerse al día e informado con las FinCEN “BOI FAQs”.

Las FinCEN “BOI FAQs” actualizadas el 12/12/23 destacan 21 nuevas preguntas a continuación:

¿Cómo tomarán conocimiento las empresas de los requisitos de presentación de reportes de BOI? FinCEN continuará brindando orientación, información y actualizaciones relacionadas con los requisitos de presentación de reportes de BOI en su página web de BOI, www.fincen.gov/boi. Suscríbase aquí para recibir actualizaciones por correo electrónico de FinCEN sobre las obligaciones de presentación de reportes de BOI.
¿Quién puede presentar un reporte BOI en nombre de una empresa que reporta y qué información se recopilará sobre los declarantes? Cualquier persona a quien la empresa que reporta autorice a actuar en su nombre, como un empleado, propietario o proveedor de servicios externo, puede presentar un reporte BOI en nombre de la empresa que reporta. Al enviar el reporte BOI, los declarantes individuales deben estar preparados para proporcionar información de contacto básica sobre ellos mismos, incluyendo su nombre y dirección de correo electrónico o número de teléfono.
¿La actividad o los ingresos de una empresa determinan si es una empresa que reporta? A veces. Una empresa que reporta es (1) cualquier corporación, sociedad de responsabilidad limitada u otra entidad similar que se creó en los Estados Unidos mediante la presentación de un documento ante un secretario de estado u oficina similar (en cuyo caso es una empresa que reporta nacional), o cualquier entidad legal que haya sido registrada para hacer negocios en los Estados Unidos mediante la presentación de un documento ante una secretaría de estado u oficina similar (en cuyo caso es una empresa que reporta extranjera), que (2) no califica para cualquiera de las exenciones previstas en la Ley de Transparencia Empresarial (“CTA”). Las actividades y los ingresos de una entidad, junto con otros factores en algunos casos, pueden calificarla para una de esas exenciones.
¿Es una empresa de un propietario único una empresa que reporta? No, a menos que se haya creado una empresa de un propietario único (o, si se trata de una empresa de un propietario único extranjera, se haya registrado para hacer negocios) en los Estados Unidos mediante la presentación de un documento ante un secretario de estado o una oficina similar. Una entidad es una empresa que reporta sólo si fue creada (o, si es una empresa extranjera, registrada para hacer negocios) en los Estados Unidos mediante la presentación de dicho documento. Presentar un documento ante una agencia gubernamental para obtener (1) un número de identificación de empleador del IRS, (2) un nombre comercial ficticio o (3) una licencia profesional u ocupacional no crea una nueva entidad y, por lo tanto, no convierte a una empresa de un propietario único que presenta dicho documento en una empresa que reporta.
¿Una empresa que reporta tiene que reportar información sobre su matriz o sus empresas subsidiarias? No, aunque si se aplica una regla de presentación de reportes especial, la empresa que reporta puede reportar el nombre de una empresa matriz en lugar de información sobre el beneficiario final. Una empresa que reporta generalmente debe reportar información sobre sí misma, sus beneficiarios finales y, en el caso de las empresas que reportan creadas o registradas a partir del 1 de enero de 2024, sus solicitantes. Sin embargo, según una regla especial de presentación de reportes, una empresa que reporta puede reportar el nombre de una empresa matriz en lugar de información sobre sus beneficiarios finales si sus propietarios beneficiarios solo mantienen su participación en la empresa que reporta través de la empresa matriz y la empresa matriz es una entidad exenta.
¿Puede una empresa que reporta reportar una casilla “P.O. Box” como su dirección actual? No. La dirección de la empresa que reporta debe ser una dirección postal en los EE. UU. y no puede ser una caja de un apartado postal.
¿He cumplido con la obligación de reportar BOI de FinCEN si presenté un formulario o un reporte que proporciona información sobre el beneficiario final a una oficina estatal, una institución financiera o el IRS? No. Las empresas que reportan deben reportar la información sobre beneficiarios finales directamente a FinCEN. El Congreso promulgó una ley, la Ley de Transparencia Corporativa, que exige la presentación de información sobre beneficiarios reales directamente a FinCEN. Los gobiernos estatales o locales, las instituciones financieras y otras agencias federales, como el IRS, pueden exigir por separado a las entidades que reportan cierta información sobre los beneficiarios finales. Sin embargo, por ley, esos requisitos no sustituyen la presentación de información sobre beneficiarios reales a FinCEN.
¿Cómo determina una empresa creada o registrada después del 1 de enero del 2024 su fecha de creación o registro? La fecha de creación o registro de una empresa que reporta es la anterior entre la fecha en la que: (1) la empresa que reporta recibe una notificación real de que su creación (o registro) ha entrado en vigor; o (2) un secretario de estado u oficina similar proporciona primero un aviso público, por ejemplo a través de un registro de acceso público, de que se ha creado la empresa que reporta nacional o de que se ha registrado la empresa que reporta extranjera. FinCEN reconoce que existen diferentes prácticas de presentación de documentos estatales. En ciertos estados, los sistemas automatizados notifican la creación o el registro de empresas recién creadas o registradas. En otros estados, no se proporciona ningún aviso real de creación o registro, y las empresas recién creadas reciben aviso mediante la publicación pública de registros estatales. FinCEN cree que las personas que crean o registran empresas que reportan probablemente se mantendrán informadas sobre los avisos o publicaciones de creación o registro, dado el interés de esas personas en establecer un negocio operativo o participar en la actividad para la cual se crea la empresa que reporta.
¿Se requiere un reporte BOI actualizado cuando cambia el tipo de participación de propiedad que tiene un beneficiario efectivo en una empresa que presenta reportes? No. Un cambio en el tipo de participación de propiedad que un beneficiario real tiene en una empresa que reporta (por ejemplo, una conversión de acciones preferentes en acciones ordinarias) no requiere que la empresa que reporta presente un reporte BOI actualizado porque FinCEN no exige que las empresas reporten el tipo de interés. Se requieren reportes BOI actualizados cuando cambia la información reportada a FinCEN sobre la empresa que reporta o sus beneficiarios finales.
Si una empresa que reporta necesita actualizar un dato en un reporte BOI, como su nombre legal, ¿tiene la empresa que reporta completar un reporte BOI nuevo y completo? Los reportes BOI actualizados requerirán que se envíen todos los campos, incluyendo la información actualizada. Por ejemplo, si una empresa que reporta cambia su nombre legal, deberá presentar un reporte BOI actualizado para incluir el nuevo nombre legal y la información sin cambios previamente informados sobre la empresa, sus beneficiarios finales y, si es necesario, los solicitantes de la empresa. Una empresa que reporta que presentó su reporte BOI anterior utilizando la versión PDF completable puede actualizar su copia guardada y volver a enviarla a FinCEN. Si una empresa que presenta reportes utilizó la aplicación web de FinCEN para presentar el reporte BOI anterior, deberá presentar un nuevo informe en su totalidad accediendo a la aplicación web de FinCEN para completar y presentar el reporte BOI, o utilizando la opción PDF para completar el reporte BOI y cargarlo en la aplicación BOI e-Filing.
¿Puede un declarante presentar un reporte BOI actualizado tarde? Se puede enviar un reporte BOI actualizado a FinCEN en cualquier momento. Sin embargo, la empresa que reporta es responsable de asegurarse de que las actualizaciones se presenten dentro de los 30 días posteriores a que se produzca un cambio. Si una empresa que presenta reportes ha contratado a un proveedor de servicios externo para presentar reportes y actualizaciones de BOI en su nombre, entonces debe comunicar cualquier cambio en su información de propiedad real al proveedor de servicios externo con tiempo suficiente para cumplir con el plazo de 30 días.
Si una empresa que reporta presentó por última vez un reporte BOI de “entidad recientemente exenta” pero posteriormente pierde su estado de exención, ¿qué debe hacer? Una empresa que presenta reportes debe presentar un reporte BOI actualizado ante la FinCEN con la información actual sobre el beneficiario final de la empresa cuando determina que ya no califica para una exención.
¿Qué sanciones enfrentan las personas por violar los requisitos de presentación de reportes de BOI? Como se especifica en la Ley de Transparencia Corporativa, una persona que intencionalmente viole los requisitos de presentación de reportes de BOI puede estar sujeta a sanciones civiles de hasta $500 por cada día que continúe la violación. Esa persona también puede estar sujeta a sanciones penales de hasta dos años de prisión y una multa de hasta $10,000. Las posibles violaciones incluyen no presentar intencionalmente un reporte de información sobre beneficiarios finales, presentar intencionalmente información falsa sobre beneficiarios finales o no corregir o actualizar intencionalmente información sobre beneficiarios finales previamente reportada.
¿Quién puede ser considerado responsable por violar los requisitos de presentación de reportes de BOI? Tanto las personas físicas como las empresas pueden ser consideradas responsables por violaciones intencionadas. Esto puede incluir no solo a una persona que realmente presenta (o intenta presentar) información falsa ante la FinCEN, sino también a cualquiera que intencionalmente proporcione al declarante información falsa para reportar. Tanto las personas físicas como las entidades corporativas también pueden ser responsables por no reportar intencionalmente información completa o actualizada sobre el beneficiario final; en tales circunstancias, las personas pueden ser consideradas responsables si causan la falla o son altos directivos de la empresa en el momento de la falla.
¿Se puede considerar responsable a una persona que presenta un reporte en nombre de una empresa que reporta? Sí. Una persona que presente intencionalmente un informe de información sobre beneficiarios finales falso o fraudulento en nombre de una empresa puede estar sujeto a las mismas sanciones civiles y penales que la empresa que reporta y sus altos funcionarios.
¿Se puede responsabilizar a un beneficiario final o a un solicitante de empresa por negarse a proporcionar la información requerida a una empresa que reporta? Sí. Como se describió anteriormente, se puede interponer una acción coercitiva contra una persona que intencionalmente provoque que una empresa que reporta no presente información completa o actualizada sobre el beneficiario final a FinCEN. Esto incluiría a un beneficiario final o a un solicitante de empresa que intencionalmente no proporciona la información requerida a una empresa que presenta reportes.
¿Es una empresa que reporta responsable de asegurar la exactitud de la información que presenta a FinCEN, incluso si la empresa que reporta obtiene esa información de otra parte? Sí. Es responsabilidad de la empresa que reporta identificar a sus beneficiarios finales y a la empresa solicitante y reportar a esas personas a FinCEN. Al momento de realizar la presentación, cada empresa que reporta debe certificar que su reporte o solicitud es verdadero, correcto y completo. En consecuencia, FinCEN espera que las empresas que reportan se encarguen de verificar la información que reciben de sus beneficiarios finales y de las empresas solicitantes antes de reportarla a FinCEN.
¿Qué debe hacer una empresa que presenta reportes si un beneficiario final o un solicitante de la empresa retiene información? Si bien la FinCEN reconoce que gran parte de la información que se debe reportar sobre los beneficiarios finales y los solicitantes de empresas será proporcionada a las empresas que reportan por esas personas, las empresas que reportan son responsables de asegurarse que presenten información completa y precisa sobre los beneficiarios finales a FinCEN. A partir del 1 de enero del 2024, las empresas que reportan tendrán el requisito legal de reportar información sobre beneficiarios finales a FinCEN. Las empresas que reportan existentes deben colaborar con sus beneficiarios finales para informarles sobre este requisito, obtener la información requerida y revisar o considerar implementar mecanismos para asegurar de que los beneficiarios finales mantengan informadas a las empresas que reportan sobre los cambios en la información declarada, si es necesario. Los beneficiarios finales y los solicitantes de empresas también deben ser conscientes de que pueden enfrentar sanciones si intencionalmente hacen que una empresa que presenta reportes no presente información completa o actualizada sobre los beneficiarios finales. Las personas que estén considerando crear o registrar entidades legales que serán empresas que reportan deben tomar medidas para asegurar de que tengan acceso a la información sobre beneficiarios finales que se debe reportar a FinCEN, y que cuenten con mecanismos establecidos para asegurar de que la empresa que reporta se mantenga informada sobre cambios en esa información.
¿Quién puede solicitar un identificador FinCEN en nombre de un individuo? Cualquier persona autorizada para actuar en nombre de una persona puede solicitar un identificador FinCEN en nombre de la persona a partir del 1 de enero del 2024. Los identificadores FinCEN para personas se proporcionan con previa solicitud después de que la parte solicitante haya enviado la información necesaria. Obtener un identificador FinCEN para un individuo requiere que la parte solicitante cree una cuenta Login.gov, que está vinculada al individuo que recibe el identificador FinCEN. Las personas que reciben un identificador de FinCEN deben asegurarse de que sus credenciales de inicio de sesión, incluyendo la dirección de correo electrónico y la información multifactor relacionada asociada con su cuenta de Login.gov, se guarden para referencia futura.
¿Qué tipo de evidencia recibirá una empresa que reporta como confirmación de que su reporte BOI ha sido presentado exitosamente por un proveedor de servicios externo? La aplicación BOI E-Filing, disponible a partir del 1 de enero del 2024, proporciona un reconocimiento del éxito o fracaso de la presentación, y el remitente podrá descargar una transcripción del reporte BOI. La empresa que reporta deberá obtener esta confirmación del proveedor de servicios externo.
¿Podrá un proveedor de servicios externo presentar múltiples reportes BOI a FinCEN al mismo tiempo? Sí. Los proveedores de servicios externos podrán enviar múltiples reportes BOI a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API).