Para los equipos de cumplimiento que gestionan relaciones transfronterizas, el desafío ha pasado de identificar si existe una alerta en el momento en que se toma una decisión a demostrar cómo se llegó a esa decisión y por qué continúa siendo sustentable mientras las condiciones siguen cambiando.
Una relación evaluada bajo determinadas circunstancias puede posteriormente ser examinada bajo otras. Los hechos subyacentes pueden no haber cambiado. El contexto regulatorio bajo el cual son interpretados sí.
Esto crea un desafío específico de documentación que va mucho más allá de los procesos de monitoreo o de la gestión de listas.
Cada vez más, se espera que las instituciones puedan demostrar cómo se tomaron las decisiones, qué información estaba disponible en ese momento y cómo la orientación regulatoria en evolución fue incorporada dentro del proceso. Esa presión se vuelve más compleja cuando la misma relación queda sujeta a examen simultáneo en múltiples jurisdicciones.
El desafío que están gestionando las instituciones
La mayoría de las instituciones ya operan bajo obligaciones superpuestas relacionadas con OFAC, regímenes de sanciones de la Unión Europea, requisitos del Reino Unido, medidas de Naciones Unidas, expectativas de banca corresponsal y obligaciones regulatorias locales.
Bajo condiciones estables, las instituciones suelen poder alinear estas obligaciones mediante políticas, procedimientos de escalamiento, debida diligencia del cliente y procesos de gobernanza. La volatilidad cambia esa dinámica.
Cuando la orientación en materia de sanciones evoluciona rápidamente junto con desarrollos geopolíticos, las instituciones con frecuencia deben tomar decisiones antes de que exista claridad interpretativa completa. Una designación, un comunicado regulatorio, una medida regulatoria o un evento geopolítico puede modificar inmediatamente la forma en que se evalúa la exposición a través de múltiples corredores. Distintas líneas de negocio pueden aplicar estándares de manera diferente. Equipos regionales pueden escalar actividades similares de formas distintas. Comités de gobernanza pueden documentar decisiones similares utilizando razonamientos diferentes.
Estas inconsistencias no siempre son intencionales. Reflejan la dificultad de aplicar de manera consistente expectativas regulatorias en evolución mientras las condiciones continúan cambiando.
Dónde la volatilidad se vuelve visible
La volatilidad de las sanciones tiende a hacerse más visible en relaciones transfronterizas.
Las instituciones que gestionan exposición en América Latina, Europa del Este, Medio Oriente y corredores comerciales de mayor riesgo frecuentemente enfrentan situaciones en las que las expectativas regulatorias, los desarrollos geopolíticos y las realidades operativas comienzan a moverse simultáneamente.
Un cliente que inicialmente presentaba una exposición limitada a sanciones puede posteriormente quedar asociado con riesgos políticos, de propiedad o geográficos elevados. Un patrón transaccional previamente considerado comercialmente razonable puede requerir un mayor nivel de escrutinio después de que nuevas designaciones medidas de cumplimiento cambien el contexto alrededor de la relación. Una relación evaluada bajo un estándar puede posteriormente ser reevaluada bajo otro.
En cada una de estas situaciones, la pregunta central pasa a ser si la institución puede demostrar claramente cómo la orientación regulatoria en evolución fue identificada, interpretada, escalada y aplicada en el momento en que se tomaron las decisiones.
La documentación como un control de cumplimiento
Bajo condiciones de volatilidad en materia de sanciones, la documentación funciona cada vez más como un control operativo y no únicamente como un requisito administrativo.
El registro detrás de una decisión puede posteriormente convertirse en la principal forma en que examinadores, auditores, bancos corresponsales o autoridades de cumplimiento evalúan si la institución respondió adecuadamente bajo las circunstancias existentes en ese momento.
Una decisión relacionada con sanciones que esté claramente documentada debe permitir que cualquier persona que examine el registro, internamente o bajo examen regulatorio, pueda entender claramente:
- Qué información estaba disponible en ese momento
- Qué riesgos fueron identificados
- Qué estándares o expectativas aplicaban
- Cómo fue evaluada la información
- Qué asuntos fueron escalados
- Qué funciones participaron
- Por qué la institución llegó a la conclusión que alcanzó
Ese nivel de documentación se vuelve especialmente importante cuando la misma decisión posteriormente es examinada bajo distintos estándares a través de múltiples jurisdicciones.
Lo que las instituciones deberían evaluar a mitad de año
A mitad de año, las instituciones tienen la oportunidad de evaluar no solamente si las políticas fueron actualizadas, sino también si los procesos operativos continúan respaldando una toma de decisiones consistente bajo condiciones en evolución.
Esa evaluación debería considerar:
- Si las decisiones relacionadas con sanciones pueden reconstruirse claramente a partir del registro
- Si la orientación regulatoria en evolución fue monitoreada y aplicada consistentemente
- Si los estándares de documentación permanecen consistentes entre jurisdicciones
- Si los procesos de gobernanza respaldan el escalamiento bajo condiciones cambiantes
- Si la exposición transfronteriza está siendo evaluada de manera coherente entre expectativas regulatorias superpuestas
Las respuestas suelen variar según la jurisdicción, el corredor, la línea de negocio y la estructura de gobernanza. Lo que permanece consistente es la expectativa de que las instituciones puedan demostrar cómo se alcanzaron las decisiones mientras el entorno regulatorio y geopolítico continuaba evolucionando alrededor de ellas.
Este es el tipo de preguntas que las instituciones están llevando a nuestra Mesa de Ayuda Regulatoria a través de distintas jurisdicciones y líneas de negocio.
