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Reporting Companies Empresa que reporta

El 1/12/24, FinCEN actualizó una vez más las preguntas frecuentes relacionadas con la regla de presentación de reportes de información sobre beneficiarios finales (BOI) agregando diez nuevas preguntas frecuentes. El 1/4/24, FinCEN publicó preguntas frecuentes adicionales de BOI para incluir nueva información sobre las empresas que reportan, los beneficiarios finales, los solicitantes de empresas, los requisitos de presentación de reportes y las exenciones de las empresas que reportan, así como información actualizada sobre los identificadores de FinCEN. Las preguntas frecuentes de BOI del 1/4/24 incluyeron ocho preguntas nuevas en comparación con la actualización del 12/12/23 que incluyó veintiuna preguntas nuevas. Es de destacar que la actualización del 1/12/24 incluye ejemplos y diferentes escenarios que pueden ayudar aún más a la empresa que reporta.

A continuación se muestran las diez preguntas frecuentes sobre BOI actualizadas por FinCEN el 1/12/24

  1. ¿Puede considerarse empresa que reporta una empresa creada o registrada en un territorio de Estados Unidos?

Sí. Además de las empresas en los 50 estados y el Distrito de Columbia, una empresa que se crea o se registra para hacer negocios mediante la presentación de un documento ante la Secretaría de Estado de un territorio de EE. UU. o una oficina similar, y que no califica para ninguna exención a los requisitos de presentación de informes, está obligada a reportar información sobre beneficiarios finales a FinCEN. Los territorios estadounidenses son el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, el Estado Libre Asociado de las Islas Marianas del Norte, Samoa Americana, Guam y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos.

  1. ¿Qué debe reportar una empresa que reporta si su propiedad está en disputa?

Si la propiedad de una empresa que reporta es objeto de un litigio activo y no se ha presentado un reporte inicial de BOI, una persona autorizada por la empresa para presentar su información sobre el beneficiario final debe cumplir con los requisitos reportando: todas las personas que ejercen un control sustancial sobre la empresa, y todas las personas que poseen o controlan, o tienen derecho a la propiedad o control de, al menos el 25 por ciento de la propiedad de la empresa.

Si se ha presentado un reporte inicial de BOI, y si la resolución del litigio lleva a que la empresa que reporta tenga beneficiarios finales diferentes de los declarados (por ejemplo, porque se han rechazado los reclamos de propiedad o control de algunos individuos), la empresa que reporta debe presentar un informe BOI actualizado dentro de los 30 días calendario posteriores a la resolución del litigio.

  1. ¿A quién reporta una empresa que reporta como beneficiario final si una entidad corporativa posee o controla el 25 por ciento o más de las participaciones de propiedad de la empresa que reporta?

Por lo general, dicha empresa que reporta informa sobre las personas que indirectamente (1) ejercen un control sustancial sobre la empresa que reporta o (2) poseen o controlan al menos el 25 por ciento de las participaciones en la propiedad de la empresa que reporta a través de la entidad corporativa. No debe reportar a la persona jurídica que actúa como intermediario de las personas físicas.

Dos reglas especiales crean excepciones a esta regla general en circunstancias muy específicas:

Una empresa que reporta puede reportar el nombre de una entidad o entidades exentas en lugar de un beneficiario final individual que posee o controla participaciones de propiedad en la empresa que reporta enteramente a través de participaciones de propiedad en la entidad o entidades exentas; o si los propietarios beneficiarios de la empresa que reporta y de la empresa intermediaria son las mismas personas, una empresa que reporta puede informar el identificador FinCEN y el nombre legal completo de una empresa intermediaria a través de la cual un individuo es propietario beneficiario de la empresa que reporta.

  1. Los aplicantes de la empresa que reporta incluye a la persona física “principalmente responsable de dirigir la presentación del documento de creación o registro”. ¿Qué hace que una persona sea “principalmente responsable” de dirigir dicha presentación?

Como máximo se deben reportar dos personas como solicitantes de la empresa: la persona que presenta directamente el documento ante una secretaría de estado u oficina similar, y si hay más de una persona involucrada en la presentación del documento, la persona que es el principal responsable para dirigir o controlar la presentación.

Para efectos de determinar quién es solicitante de empresa, no es relevante quién firma el documento de creación o registro, por ejemplo, como un incorporador. Para determinar quién es el principal responsable de dirigir o controlar la presentación del documento, considere quién es responsable de tomar las decisiones sobre la presentación del documento, como cómo se gestiona la presentación, qué contenido incluye el documento y cuándo y dónde se presenta se produce la presentación. Los tres escenarios siguientes proporcionan ejemplos.

Escenario 1: Considere un abogado que completa un documento de creación de una empresa utilizando información proporcionada por un cliente y luego envía el documento a un proveedor de servicios corporativos para presentarlo ante un secretario de estado. En este ejemplo:

El abogado es el solicitante de la empresa que es el principal responsable de dirigir o controlar la presentación porque preparó el documento de creación y ordenó al proveedor de servicios corporativos que lo presentara.

La persona del proveedor de servicios corporativos es la empresa solicitante que presentó directamente el documento ante el secretario de estado.

Escenario 2: Si el abogado le indica a un asistente legal (paralegal) que complete la preparación del documento de creación, en lugar de hacerlo él mismo, antes de indicarle al proveedor de servicios corporativos que presente el documento, el resultado sigue siendo el mismo: el abogado y la persona en el servicio de proveedor corporativo que presenta el documento son los solicitantes de la empresa.  El asistente legal no es un solicitante de la empresa porque el abogado jugó un papel más importante que el asistente legal en la toma de decisiones sustantivas sobre la presentación del documento.

Escenario 3: Si el cliente que inició la creación de la empresa solicita directamente al proveedor de servicios corporativos que presente el documento para crear la empresa, entonces el cliente es el principal responsable de dirigir o controlar la presentación, y el cliente debe ser reportado como solicitante de la empresa junto con la persona del proveedor de servicios corporativos que presenta el documento.

  1. ¿Es un empleado de un servicio de mensajería o entrega externa que solo entrega documentos que crean o registran una empresa que reporta un solicitante de empresa?

No. Un empleado de un servicio de mensajería o entrega externa que solo entrega documentos a una secretaría de estado o una oficina similar no es un solicitante de empresa siempre que cumpla una condición:

el mensajero externo, el empleado del servicio de entrega y cualquier servicio de entrega que los emplee no desempeña ningún otro papel en la creación o registro de la empresa informante.

Cuando se utiliza un empleado de un servicio de mensajería o entrega externa únicamente para la entrega, la persona (por ejemplo, en un servicio de formación de empresas o una firma de abogados) que solicitó que el servicio de mensajería o entrega externo entregue el documento generalmente será un solicitante de la empresa.

Según las regulaciones de FinCEN, una persona que “presenta directamente el documento” que crea o registra la empresa que reporta es un solicitante de empresa. Los mensajeros externos o los empleados del servicio de entrega que entregan dichos documentos facilitan la presentación de los documentos, pero FinCEN no los considera quienes presentan los documentos, dado que su única conexión con la creación o el registro de la empresa informante es el envío de los documentos por mensajería.

Más bien, cuando una empresa utiliza un servicio de mensajería o entrega de terceros, la empresa solicitante que “presenta directamente” el documento de creación o registro es la persona de la empresa que solicita que el servicio de mensajería o entrega de terceros entregue los documentos.

Por ejemplo, un abogado de un bufete de abogados puede participar en la preparación de documentos de constitución. El abogado indica a un asistente legal que presente los documentos. Luego, el asistente legal puede solicitar un servicio de entrega externo para entregar los documentos de constitución a la oficina del Secretario de Estado. El asistente legal es la empresa solicitante que presenta directamente los documentos, aunque el servicio de entrega externo entregó los documentos en nombre del asistente legal. El abogado del bufete de abogados que participó en la preparación de los documentos de constitución y que ordenó al asistente legal que presentara los documentos también será un solicitante de la empresa porque el abogado fue el principal responsable de dirigir o controlar la presentación de los documentos.

Por el contrario, si un mensajero es empleado de un servicio de formación de empresas, un bufete de abogados u otra entidad que desempeña un papel en la creación o el registro de la empresa que reporta, como la redacción de los documentos pertinentes o la recopilación de información que se presentará como parte del documentos entregados, la conclusión es diferente. FinCEN considera que dicho mensajero ha presentado directamente los documentos (y, por lo tanto, es un solicitante de empresa) dada la mayor conexión del mensajero (a través de su empleador) con la creación o el registro de la empresa.

Por ejemplo, un empleado de la sala de correo de una firma de abogados puede entregar físicamente el documento que crea una empresa que reporta bajo la dirección de un abogado de la firma de abogados que es el principal responsable de las decisiones relacionadas con la presentación. Ambos individuos son solicitantes de empresas.

  1. Si una persona física utilizó un servicio de constitución automatizada, como a través de un sitio web o plataforma en línea, para presentar el documento de creación o registro de una empresa que reporta, ¿quién es la empresa solicitante?

Si un servicio de formación de empresas solo proporciona software, herramientas en línea o guías escritas de aplicación general que se utilizan para presentar un documento de creación o registro para una empresa que reporta, y los empleados del servicio empresarial no participan directamente en la presentación del documento, los empleados de dichos servicios no son solicitantes de la empresa. Por ejemplo, un individuo puede preparar y presentar documentos por sí mismo para crear su propia empresa que reporta a través de un servicio de incorporación automatizado. En este caso, esta empresa que reporta informa únicamente a esa persona como solicitante de empresa.

  1. Si el documento de identificación aceptable de un beneficiario final o solicitante de empresa no incluye una fotografía por motivos religiosos, ¿aceptará FinCEN el documento de identificación sin la fotografía?

Sí. Si el documento de identificación de un beneficiario final o de la empresa que reporta no incluye una fotografía por motivos religiosos, la empresa que reporta podrá, no obstante, presentar una imagen de ese documento de identificación al presentar su informe, siempre y cuando el documento de identificación sea uno de los tipos de identificación aceptados por FinCEN, como un documento de identificación emitido por el Estado que no esté vencido.

  1. ¿Qué dirección residencial se debe reportar si una empresa que reporta debe reportar la dirección residencial de una persona, pero esa persona no tiene una residencia residencial permanente?

La dirección residencial actual en el momento de la presentación debe reportarse a FinCEN. Se debe presentar un informe actualizado dentro de los 30 días calendario si la dirección o cualquier otra información previamente reportada cambia.

  1. ¿Una subsidiaria cuyas participaciones en la propiedad están parcialmente controladas por una entidad exenta califica para la exención de subsidiaria?

No. Si una entidad exenta controla algunas, pero no todas, las participaciones en la propiedad de la subsidiaria, la subsidiaria no califica. Para calificar, las participaciones de propiedad de una subsidiaria deben ser propiedad total o 100 por ciento de una entidad exenta o estar controladas por ella.

Una subsidiaria cuyas participaciones estén controladas o sean de propiedad total, directa o indirecta, de ciertas entidades exentas está exenta de los requisitos de presentación de reportes BOI. En este contexto, el control de las participaciones en la propiedad significa que la entidad exenta controla por completo todas las participaciones en la propiedad de la empresa que reporta, de la misma manera que una entidad exenta debe poseer en su totalidad todas las participaciones en la propiedad de una subsidiaria para que se aplique la exención.

  1. ¿Cómo puedo utilizar un identificador FinCEN?

Cuando un beneficiario final o una empresa solicitante ha obtenido un identificador FinCEN, las empresas que reportan pueden reportar el identificador FinCEN de esa persona en lugar de la información personal de esa persona que de otro modo sería requerida en un reporte de información sobre beneficiarios finales.

Una empresa que reporta puede reportar el identificador FinCEN de otra entidad y el nombre legal completo en lugar de información sobre sus beneficiarios finales cuando se cumplen tres condiciones: (1) la otra entidad obtiene un identificador FinCEN y se lo proporciona a la empresa que reporta; (2) los beneficiarios finales mantienen intereses en la empresa que reporta a través de intereses de propiedad en la otra entidad; y (3) los beneficiarios finales de la empresa que reporta y la otra entidad son exactamente las mismas personas.

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