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books and records libros y registros

La Sección 6001 del Código de Rentas Internas requiere que los contribuyentes mantengan libros y registros adecuados y “que toda persona responsable de cualquier impuesto requerido por el Código, o de su recaudación, debe mantener dichos registros, rendir tales declaraciones, hacer tales declaraciones y cumplir con dichas normas y reglamentos”. Los libros y registros adecuados o los registros bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos y ayudan a proporcionar respuestas si la declaración de un contribuyente es seleccionada para un examen o si un contribuyente recibe un aviso del IRS. Los contribuyentes deben conservar registros y documentos de respaldo, como recibos, cheques cancelados y otros documentos que respaldan una partida de ingreso, una deducción o un crédito que aparece en una declaración, siempre que puedan volverse materiales en la administración de cualquier disposición del Código de Rentas Internas, que generalmente será hasta que venza el plazo de prescripción para esa declaración. Es de destacar que los libros y registros adecuados son fundamentales, ya que los registros comerciales deben estar disponibles en todo momento para que el IRS los inspeccione. Si el IRS examina las declaraciones de impuestos de un contribuyente, se le puede pedir que explique los elementos declarados. Un conjunto completo de registros acelerará el examen. Finalmente, tenga esto en cuenta, el IRS puede reconstruir los ingresos de un contribuyente si no existen libros y registros adecuados.  El IRS también puede aplicar una multa relacionada con la precisión del 20% según la Sección 6662 del Código de Rentas Internas por negligencia o incumplimiento de las reglas o regulaciones, ya que no mantener libros y registros adecuados o no proporcionar justificación de los elementos declarados en una declaración de impuestos constituye negligencia para el IRS.

Los libros y registros adecuados ayudarán al contribuyente a:

  • monitorear el progreso de su negocio
  • preparar estados financieros
  • identificar fuentes de ingresos
  • realizar un seguimiento de los gastos deducibles
  • realizar un seguimiento de su base en la propiedad
  • preparar declaraciones de impuestos
  • elementos de respaldo declarados en las declaraciones de impuestos
  • minimizar el riesgo de que se rechace una deducción
  • ayudar en caso de una auditoría
  • evitar que el IRS “reconstruya” los ingresos de un contribuyente

Entendiendo la carga de la prueba (“burden of proof”)

El IRS afirma que la responsabilidad de probar las entradas, deducciones y declaraciones realizadas en una declaración de impuestos se conoce como carga de la prueba. Los contribuyentes deben poder probar (fundamentar) ciertos elementos de los gastos para deducirlos mediante prueba documental. Generalmente, los contribuyentes cumplen con su carga de la prueba al tener la información y los recibos (cuando sean necesarios) de los gastos. Los contribuyentes deben llevar registros adecuados para comprobar sus gastos o tener evidencia suficiente que respalde su propia declaración.

 ¡No se olvide de los activos digitales!

Contribuyentes que inviertan en actividades de activos digitales que sean:

  • Una venta
  • Una compraventa (“trading”)
  • Un Intercambio
  • Una conversión de activos digitales a moneda fiduciaria
  • El uso de activos digitales para obtener bienes y servicios
  • Obtener sueldos o salarios pagados en activos digitales

Deben asegurarse de mantener libros y registros adecuados de activos digitales.

El Código de Rentas Internas impone muchos tipos diferentes de sanciones, que van desde multas civiles hasta prisión por evasión fiscal penal

El IRS afirma que: “Si no presenta su declaración y paga sus impuestos antes de la fecha de vencimiento, es posible que deba pagar una multa. Es posible que también tenga que pagar una multa si subestima sustancialmente sus impuestos, subestima una transacción declarable, presenta un reclamo erróneo de reembolso o crédito, o presenta una presentación de impuestos frívola. Si proporciona información fraudulenta en su declaración, es posible que deba pagar una multa por fraude civil. Las sanciones generalmente se pagan sobre notificación y demanda. Las sanciones generalmente se evalúan, se recaudan y se pagan de la misma manera que los impuestos. El aviso contendrá el nombre de la sanción, la sección del código aplicable y cómo se calculó la sanción (o información sobre cómo obtener el cómputo si no se incluye)”.

Los Expertos Fiscales son imprescindibles en la Prevención de Riesgos

Hay contribuyentes que subestiman los ingresos, exageran los gastos y presentan reclamaciones fraudulentas en sus declaraciones de impuestos para créditos y deducciones. Estos contribuyentes corren el riesgo de ser identificados por el IRS y hacer que el IRS determine los ingresos imponibles del contribuyente (ingresos no declarados) y potencialmente estar expuesto a una penalidad del 20%.  Los contribuyentes tienen la responsabilidad de fundamentar los asientos, deducciones y declaraciones realizadas en sus declaraciones de impuestos. Los contribuyentes cumplen con su “carga de la prueba” al tener la información de respaldo y los recibos de los gastos deducidos y al mantener libros y registros adecuados.

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